De checklist voor startende horecaondernemers

01 augustus 2019

Als startende horecaondernemer komt er veel op u af. U krijgt te maken met o.a. vergunningen, wet en regelgeving, certificaten, er moeten verschillende plannen opgesteld worden, etc. Om er voor te zorgen dat u niet iets over het hoofd ziet heeft Tihm een checklist opgesteld. Aan de hand van deze checklist kunt u nagaan of u aan de belangrijkste zaken heeft gedacht en zo niet u hier meer informatie over kan inwinnen op onze website.

Houdt er rekening mee dat deze checklist een richtlijn is, mogelijk gelden er binnen uw gemeente of voor uw onderneming extra regels die niet zijn opgenomen in deze algemene checklist.

Stap 1. Alles begint met een idee

Het plan om iets te gaan ondernemen start vrijwel altijd met een idee. Voor een idee echter een goed idee wordt is er onderzoek nodig en moet u voor u zelf een aantal vragen goed op het netvlies hebben. Een aantal vragen waar u aan moet denken:

  • Wat maakt uw concept zo uniek?;
  • Wie is de doelgroep?;
  • In welke stad wilt u zich vestigen?;
  • In welk gebied of aan welke straten wilt u zich vestigen of juist waar niet?;
  • Is er vraag naar uw concept in de omgeving waar u zich wil vestigen?;
  • Zijn er al horecazaken met hetzelfde concept in de omgeving waar u zich wil vestigen?;
  • Wat zijn de in- en verkoopsprijzen van het eten en drinken?;
  • Wat geeft een gast gemiddeld uit bij een bezoek?;
  • Hoeveel stoelen wilt u in uw zaak/ hoeveel m² bent u naar op zoek?;
  • Hoeveel kunnen de vaste lasten als de huur bedragen?;
  • Wat bedraagt de totale investering?;
  • Hoeveel eigenvermogen heeft u?;
  • Hoeveel wilt u lenen?;
  • Bij wie wilt u geld lenen (geldverstrekker, familie of vrienden)?;
  • Hoeveel kunt u lenen? (vraag is rond, bel geldverstrekkers op)?.

Stap 2 Op zoek naar een horecazaak of horecavastgoed

Het concept is volledig uitgewerkt en zult nu op zoek gaan naar een locatie en kunt denken aan de volgende mogelijkheden:

  • Een bestaande zaak overnemen met een vergelijkbaar concept en deze voortzetten;
  • Een bestaande zaak overnemen en aanpassen naar het eigen concept;
  • Een casco horecapand huren en inrichten volgens het eigen concept;
  • Een horecapand kopen (let wel: als er al een huurder inzit kunt u deze er niet zomaar uitzetten, een huurder van een horecapand heeft huurbescherming)

Wat u ook zoekt, wellicht kunt u een leuke locatie vinden in ons aanbod. Klik hier voor het volledige aanbod van TiHM. https://tihm.nl/templates/tihm.nl/UserFiles/Image/arrowGreen.png

Kunt u niet een geschikte horecazaak of horecapand vinden neem dan geheel vrijblijvend contact op met TiHM op 010 522 14 26, wij helpen u graag verder. Daarnaast kunt u zich ook inschrijven als zoeker, wanneer wij dan een zaak of pand in de verkoop krijgen die voldoet aan uw wensen brengen wij u hiervan gelijk op de hoogte.

Stap 3. Ondernemingsplan opstellen/ lening bij de bank aanvragen

Als u geld wilt lenen bij de een geldverstrekker, bijvoorbeeld een bank, financierder of crowdfunding platform, dient u een gedegen ondernemingsplan op te stellen. Een goed ondernemersplan bestaat uit een analyse van uw concept, locatie, marketingplan en financiën. Hoe beter u stap 1 heeft uitgevoerd, hoe makkelijker het opstellen van het ondernemersplan gebaseerd op de betreffende zaak/pand zal zijn. De geldverstrekker zal aan de hand van uw ondernemersplan bepalen of u solvabel bent en of u de lening wel of niet krijgt.

Naast een goed ondernemingsplan moet u rekening houden dat een geldverstrekker, bij een startende ondernemer, veelal eist dat de ondernemer zelf een xx% aan eigenvermogen inbrengt in de zaak. In het geval dat u minimaal 40% eigen vermogen moet inbrengen, kunt u dus 60% van de beoogde investering lenen. Voorbeeld: als u in totaal 100.000 euro nodig heeft, moet u volgens bovenstaande voorbeeld zelf beschikken over minimaal 40.000 euro en kunt u maximaal 60.000 euro lenen bij de geldverstrekker mits uw uiteraard een goed ondernemersplan heeft. Let wel: deze verhouding tussen eigen vermogen en vreemd vermogen kan bij elke geldverstrekker en voor elke ondernemer verschillen van elkaar. Één ding is zeker zonder goed ondernemingsplan en verhaal zult u geen geld krijgen bij een geldverstrekker.

Stap 4. Benodigde certificaten en diploma’s

Voor het runnen van een horecaonderneming moet u mogelijk in het bezit zijn van bepaalde certificaten en diploma’s.

Sociale hygiëne: Als u zwak en sterk alcoholische dranken wilt schenken of speelautomaten wilt plaatsen dient de ondernemer en de aanwezige leidinggevende in het bezit te zijn van een verklaring sociale hygiëne.
Bedrijfshulpverlening diploma (BHV): In een horecaonderneming met personeel ben je als ondernemer altijd verantwoordelijk voor wat er gebeurd in uw zaak. Om snel en verantwoord te handelen dient er daarom altijd een BHV’er in de zaak aanwezig te zijn.
Wilt u meer weten over de verklaring sociale hygiëne of het BHV diploma? Klik hier voor meer informatie. https://tihm.nl/templates/tihm.nl/UserFiles/Image/arrowGreen.png

Stap 5. Inschrijven bij de KvK, Belastingdienst en bankrekening

Als u een nieuw bedrijf start of overneemt dient u zich altijd in te schrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Voor het inschrijven van een eenmanszaak of V.O.F. dient u online een afspraak in te plannen bij een KvK vestiging bij u in de buurt. Als u zich goed wilt voorbereiden kunt u via de website van de KvK al een digitale inschrijfformulier invullen. Naar de afspraak moet u vervolgens uw ID bewijs meenemen en van het pand waar u zicht wilt gaan vestigen het eigendomsbewijs, huurovereenkomst of een intentieverklaring van de pandeigenaar. Indien u een B.V. wenst op te richten dient u dit niet te doen bij de KvK, maar moet u hiervoor langs de notaris om een zogenoemde “akte van oprichting” op te laten stellen. De notaris zal vervolgens de akte in laten schrijven bij de KvK. U kunt hier meer informatie vinden over een inschrijving en afspraak inplannen bij bij de KvK. https://tihm.nl/templates/tihm.nl/UserFiles/Image/arrowGreen.png

Zodra u bent ingeschreven in het handelsregister stuurt de KvK uw gegevens door naar de Belastingdienst en wordt u automatisch ook ingeschreven bij de Belastingdienst. U hoeft hier zelf dus niets voor te doen. Vervolgens ontvangt u na de inschrijving van de Belastingdienst uw BTW-nummer.

Met u KvK inschrijving op zak kunt u vervolgens ook een zakelijke bankrekening openen bij uw gewenste bank en waaruit u alle zakelijke betalingen kunt gaan doen.

Stap 6. Aanvragen eHerkenning

eHerkenning is de zakelijke variant van DigiD en het digitale identificatiemiddel voor ondernemers en organisaties.

Als ondernemer heeft u steeds vaker eHerkenning nodig. Als u online zaken wilt doen met de overheid (waaronder de gemeente en het NVWA (zie stap 7)) moet u zich digitaal identificeren met eHerkenning. Het is dus van belang dat u zich zo snel mogelijk registreert, want bij het digitaal aanvragen van bijvoorbeeld een vergunning zult u eHerkenning in de meeste steden al nodig hebben. Lees hier meer over eHerkenning en hoe u eHerkenning kunt aanvragen. https://tihm.nl/templates/tihm.nl/UserFiles/Image/arrowGreen.png

Stap 7. Inschrijven bij de NVWA

De Europese hygiënewetgeving schrijft dat levensmiddelenbedrijven geregistreerd moeten zijn. De overheid heeft op deze manier een volledig beeld van bedrijven die zich bezighouden met levensmiddelen.

Let op: de aanmeldplicht is een verantwoordelijkheid van de ondernemer/bedrijfsleven!
U kunt zich hier registreren bij de NVWA, hiervoor heeft u eHerkenning nodig. https://tihm.nl/templates/tihm.nl/UserFiles/Image/arrowGreen.png

Stap 8. Vergunningen

Om een horecaonderneming te mogen exploiteren heeft u, naast certificaten, mogelijk ook verschillende vergunningen nodig. Deze vergunningen kunt u aanvragen bij de gemeente waarin uw horecaonderneming gevestigd is. Niet alle gemeenten hanteren hierin dezelfde eisen en regels, controleer dus altijd bij u gemeente welke vergunningen u nodig heeft en wat de eisen zijn.

U heeft mogelijk de volgende vergunningen nodig:
Vrijgesteld van de vergunningsplicht: Dit is geen vergunning en geeft eigenlijk juist aan dat er op locatie zonder exploitatievergunning een horecazaak geëxploiteerd mag worden;

Exploitatievergunning: heeft u mogelijk nodig als u een horecaonderneming wilt exploiteren;
Drank- en horecavergunning: heeft u nodig als u zwak en zwak alcoholische dranken wilt schenken;
Terrasvergunning: heeft u nodig als u een terras bij uw zaak wilt exploiteren (deze vergunning is mogelijk onderdeel van de exploitatievergunning en/of Drank- en horecavergunning).
Aanwezigheidsvergunning: heeft u nodig als u 1-2 gokautomaten wilt plaatsen in uw horecazaak.
Omgevingsvergunning: onderdeel “brandveilig gebruik van gebouwen” en “Milieuvergunning”  heeft u mogelijk een meldplicht of vergunningplicht.
Bent u niet zeker welke vergunningen u nodig heeft, lees dan hier meer over de bovenstaande vergunningen. https://tihm.nl/templates/tihm.nl/UserFiles/Image/arrowGreen.png

Stap 9. Hygiënecode opstellen - HACCP

Om de voedselveiligheid te kunnen garanderen bij bedrijven die met voedingsmiddelen werken, zijn in de Europese wetgeving de nodige wetten opgenomen. Deze wetten worden vertaald in HACCP-eisen waarin staat beschreven waar bedrijven die werkzaam zijn in de voedingsmiddelen zich aan moet houden.

Indien u en uw personeel werkt aan de hand van een door de overheid goedgekeurde hygiënecode, voldoet u aan eisen. U dient er als horecaondernemer daarnaast voor te zorgen dat u de hygiënecode beschikbaar heeft op een toegankelijke plaats en dat al uw werknemers hiervan op de hoogte zijn.
Wilt u meer weten over de Hygiënecode klik dan hier. https://tihm.nl/templates/tihm.nl/UserFiles/Image/arrowGreen.png

Stap 10. Boekhouding

Als ondernemer komt er een hoop op u af, soms leuk en soms minder leuk. Één van de dingen die vaak als minder leuk wordt beschouwd is de boekhouding. Mocht u zelf over de nodige boekhoudkundige kennis beschikken kunt uiteraard zelf de boekhouding van uw onderneming doen. Indien u geen verstand heeft van boekhouden dan doet u er goed aan op zoek te gaan naar een betrouwbare boekhouder/accountant.

Wij komen bij veel horecaondernemers op de winst- en verliesrekening hoge kosten posten voor de boekhouder/account tegen, dit is zonde en eigenlijk niet nodig. Vraag daarom altijd bij verschillende kantoren een offerte op. Het is belangrijk inzichtelijk te krijgen wat ze leveren en wat ze hiervoor in rekening brengen. Uit deze verschillende offertes kiest u vervolgens de partij met het beste aanbod (dit hoeft zeker niet de goedkoopste te zijn, kijk naar het totale plaatje).

Stap 11. Risico-inventarisatie en evaluatie

Als u personeel in dienst neemt of heeft, moet u over een Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) beschikken. Zoals de naam eigenlijk al zegt is een RI&E een risico inventarisatie op het gebied van veiligheid en gezondheid van uw horecaonderneming. Aan de risicopunten wordt vervolgens een wegingsfactor verbonden en zo krijgt u een goed beeld welke risico’s er spelen in uw zaak en hoe groot de kans is dat het mis gaat.

Het doel van de RI&E is dat u de ‘huidige’ risico’s in uw zaak in kaart brengt en hiervoor een plan van aanpak opstelt.
Er zijn diverse gratis horeca RI&E modellen die u kunt gebruik. Klik hier om naar de website van rie.nl te gaan waar u zich gratis kunt aanmelden en gebruik kunt maken van het horeca RI&E model. https://tihm.nl/templates/tihm.nl/UserFiles/Image/arrowGreen.png

Stap 12. Ondernemen!

Alles op orde? Dan wensen wij u veel succes met het runnen van uw horecaonderneming.

Ga naar overzicht